Báo cáo kiểm toán của ban kiểm soát về chu trình tiền lương

CÔNG TY TNHH ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
****** Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BAN KIỂM SOÁT Thành phố Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm…

Kính gửi: Hội đồng cổ đông
Ban Giám đốc

− Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty TNHH ABC được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày…;
− Căn cứ tình hình hoạt động của công ty, báo cáo của HĐQT, Ban điều hành và kết quả kiểm toán tiền lương của Ban kiểm soát trong thời gian vừa qua;

Ban kiểm soát xin báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông và Ban giám đốc các nội dung như sau:

1. Tình hình chung của công ty TNHH ABC
a. Hoạt động kinh doanh
b. Cơ cấu tổ chức
c. Đặc điểm của đơn vị
Ò Ảnh hưởng đến chính sách xét trả và khen thưởng lương cho nhân viên.

2. Kế hoạch kiểm toán chu trình tiền lương
B1. Chuẩn bị cuộc kiểm toán
+ Tình hình hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại
+ Tính liêm chính của BGĐ
+ Tìm hiểu chi tiết:
Về lĩnh vực tiền lương nhân viên
Về tổ chức công tác kế toán tiền lương tại doanh nghiệp
Về phương pháp tính lương được áp dụng
Về hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp
Về việc tuyển dụng và quản lý nhân viên
B2. Tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
- Các loại thông tin sai sót nghiêm trọng có thể xảy ra.
- Các nhân tố tác động đến khả năng để xảy ra các sai sót nghiêm trọng.
- Phương pháp kiểm toán thích hợp
B3. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát
Rủi ro về xác định mức lương
Rủi ro về tính lương
Rủi ro về chi trả lương
Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương
B4. Chương trình kiểm toán
1. Thực hiện thủ tục kiểm soát tiền lương và các khoản trích theo lương
2. Thực hiện thủ tục phân tích tiền lương và các khoản trích theo lương
3. Thực hiện thủ tục chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
Kiểm tra tiền lương khống
Khảo sát việc phân bổ chi phí tiền lương
Kiêm tra số dư các tài khoản trong chu trình
Tài khoản 334
Tài khoản 338
Các tài khoản chi phí liên quan đến tiền lương: 622, 627, 641, 642.
3. Phạm vi kiểm toán:
Kiểm toán viên tiến hành kiểm toán, đối chiếu sự đầy đủ và chính xác của các khoản mục:
- Tiền lương phải trả cho công nhân viên
- Các khoản khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN.
- Các khoản tạm trích trong năm được yêu cầu kiểm toán.
- Bảng chấm công.
- Thuế TNDN và các khoản khấu trừ cho Nhà nước.

Xem xét, đối chiếu các chứng từ:
- Thẻ bấm giờ
- Bảng chấm công
- Bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành
- Bảng chi trả tiền lương
4. Nội dung kiểm toán:
4.1. Tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ
KTV tìm hiểu về chính sách tiền lương của đơn vị, các phê duyệt về thay đổi mức lương bậc lương, thưởng, các khoản phúc lợi, chính sách tuyển dụng, các quy chế chấm dứt hợp đồng lao động…cũng như sự phân tách trách nhiệm giữa các phòng ban đặc biệt là phòng tổ chức lao động và phòng kế toán.
- Nghiệp vụ phê duyệt.
- Ghi sổ kế toán về tiền lương.
- Thực chi.
- Tiếp cận hệ thống sổ sách.
- Phân chia trách nhiệm.
4.2. Đánh giá rủi ro kiểm soát và thiết kế các thủ nghiệm kiểm soát:
Những rủi ro thường gặp ở chu trình tiền lương là:
- Rủi ro về xác định mức lương
- Rủi ro về tính lương
- Rủi ro về chi trả lương
- Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương
Dựa trên những rủi ro đã được xác định, KTV tiến hành thiết kế các thử nghiệm kiểm soát.
Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên: Đầu tiên KTV chọn ra bảng tính lương của một kỳ nào đó để kiểm tra độ chính xác số học của việc tính toán, và việc phân bổ vào các tài khoản hợp lí. Sau đó KTV chọn ngẫu nhiên một số nhân viên kiểm tra sự hoàn hảo của các hồ sơ và rà soát lại các báo cáo hoạt động nhân sự về sự phê duyệt xem có hợp lí không (bao gồm kiểm tra hợp đồng lao động, các giấy tờ liên quan đến việc tuyển dụng…), đồng thời KTV so sánh các mức lương, bậc lương và các khoản khấu trừ trên các sổ nhân sự với các thông tin như vậy trên bảng tính lương để xác định xem chúng có giống nhau hay không.

Ước tính lương:
- Đối với các doanh nghiệp không có biến động nhiều về mức lương và số nhân công thì KTV sẽ chọn mẫu một tháng lương sau đó nhân với 12 tháng để tính ra mức lương của công ty trong một năm. Từ số ước tính này KTV so sánh với số của bộ phận tính lương nếu chênh lệch nhỏ thì bỏ qua, nếu chênh lệch lớn hơn thì yêu cầu bộ phận tính lương giải trình.
- Đối với doanh nghiệp mà mức lương và số nhân viên thường xuyên thay đổi thì KTV sẽ tính ra mức lương trung bình một tháng của một nhân viên trong năm ngoái dựa vào hồ sơ kiểm toán kỳ trước theo công thức:
Từ số tiền lương trung bình của một nhân viên trong kỳ trước KTV nhân với mức biến động lương trong kỳ này so với kỳ trước (số liệu về mức biến động lương năm nay so với năm trước do bộ phận tính lương giải trình) để tính ra tiền lương trung bình của một nhân viên trên một tháng trong năm nay. Sau đó KTV sẽ lấy số nhân viên trung bình của năm nay (số liệu này được phòng nhân sự cung cấp) nhân với mức lương trung bình năm nay vừa tính được và nhân với 12 tháng sẽ ra tổng tiền lương năm nay của doanh nghiệp do KTV ước tính.
Các khảo sát tiền lương khống:
- Số nhân viên khống: KTV so sánh tên trên các phiếu chi hoặc séc chi lương đã thanh toán với các bảng chấm công và các giấy tờ liên quan khác về chữ kí phê chuẩn và tính hợp lí của chữ kí tắt mặt sau.
KTV chọn ra một số hồ sơ nhân viên từ sổ nhân sự nhằm tìm các nhân viên đã thôi việc đã mãn hạn hợp đồng lao động trong năm hiện hành để xác định xem các khoản thanh toán mãn hạn hợp đồng cho nhân viên này có phù hợp với chính sách của công ty hay không.
- Số giờ, khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành khống: KTV tiến hành cân đối tổng số giờ công, ngày công hoặc khối lượng công việc hay lao vụ được thanh toán theo số lương với số liệu ghi chép độc lập và được kiểm tra thường xuyên của KTVNB tại từng bộ phận hoạt động. Hoặc KTV sẽ tiếp cận với quản đốc nhằm theo dõi việc chấm công của quản đốc và phỏng vấn nhân viên về việc kiểm soát giờ giấc của quản đốc.
KTV so sánh tên trên các phiếu chi hoặc séc chi lương đã thanh toán với các bảng chấm công và các giấy tờ liên quan khác về chữ kí phê chuẩn và tính hợp lí của chữ kí tắt mặt sau.
Các khảo sát việc phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng sử dụng lao động:
KTV xem xét tính nhất quán trong hạch toán chi phí giữa các kỳ kế toán đối với việc phân loại các bộ phận chịu phí (bộ phận trực tiếp sản xuất, bán hàng, quản lí doanh nghiệp…). Ngoài ra KTV còn kiểm tra sơ đồ hạch toán tiền lương xem có đúng theo quy định hiện hành và chính sách đã đề ra của công ty hay không.
Các khảo sát đối với các khoản trích theo lương: KTV lấy kết quả của việc kiểm toán tiền lương làm căn cứ tính ra quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ, đồng thời đối chiếu với biên bản xác nhận của cơ quan bảo hiểm xem đơn vị có hạch toán đúng hay không.
4.3. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
4.4. Đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản
Đánh giá hệ thống KSNB của chu trình: tốt/ trung bình/ không hữu hiệu
Ò giảm bớt/ tăng cường các khảo sát chi tiết số dư.
Các thử nghiệm cơ bản:
- TK 334 - Phải trả CNV: KTV vận dụng những hiểu biết về những chính sách và chế độ thanh toán tiền lương của doanh nghiệp và từ đó đánh giá xem chúng có được tuân thủ một cách nhất quán hay không. Khi KTV đã xác định được chính sách của doanh nghiệp đối với tiền lương là nhất quán giữa các kỳ kế toán thì KTV sẽ bắt đầu xem xét đến thời hạn và độ tin cậy của số dư trên TK 334.
Đối với các khoản được chia từ phúc lợi, tiền nghỉ ốm đau, thai sản, bảo hiểm mà người lao động được hưởng: KTV xem xét tính nhất quán trong cách tính dồn giữa các kỳ kế toán sau đó kiểm tra độ tin cậy của số liệu bằng cách tính toán lại chi tiết các khoản tiền liên quan đã được ghi sổ và cộng dồn, đồng thời sẽ xem xét các chứng từ tài liệu đính kèm.
- TK 338 - Phải trả phải nộp khác: KTV so sánh số dư trên các tài khoản chi tiết với số liệu trên bảng tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ và đối chiếu với các khoản chi bằng tiền đã phát sinh trên các phiếu chi..
- Các khoản chi phí liên quan đến chu trình tiền lương và nhân viên (TK622, TK627, TK642): KTV tiến hành bổ sung các thử nghiệm cơ bản khi phát hiện những nhược điểm trong cơ cấu KSNB của đơn vị kiểm tra liên quan tới việc hạch toán và ghi sổ các tài khoản này.
4.5. Chọn mẫu kiểm toán
Mức độ trọng yếu cho toàn bộ cuộc kiểm toán do trưởng phòng kiểm toán tính toán đặt ra ở phần lập kế hoạch kiểm toán.
Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình tiền lương thường là R = 1.7 (Kiểm tra chi tiết ở mức độ trung bình ). KTV dựa vào giá trị trọng yếu MP và chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết để xác định bước chọn mẫu theo công thức:
Giá trị trọng yếu (MP)
[IMG]file:///C:/Users/Y5-Gacon/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif[/IMG] Bước chọn mẫu (J) =
Chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết (R)
Dựa vào bước chọn mẫu (J), kiểm toán viên xác định số mẫu cần kiểm tra bằng cách tính:
Giá trị của khoản mục cần kiểm tra
[IMG]file:///C:/Users/Y5-Gacon/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.gif[/IMG] Số mẫu cần kiểm tra (n) =
Bước chọn mẫu (J)
5. Số liệu hoạt động:
- Bảng tính lương cho nhân viên từng phòng ban, bộ phận
- Bảng theo dõi số lượng nhân viên
- Bảng chấm công hoặc sản phẩm phụ trội
- Bảng kê chi tiền lương
- Phiếu chuyển khoản chi lương qua ngân hang


6. Kết quả kiểm toán:
a. Sai sót:
b. Những điểm mạnh:

7. Kiến nghị:
KTV đưa ra kiến nghị để hoàn thiện hơn công tác tiền lương.

TM BAN KIỂM SOÁT CÔNG TY
TRƯỞNG BAN


NGUYỄN VĂN A