 Phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu
Phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu
1. Chức năng:
- Tham mưu giúp Ban Giám đốc Công ty hoạch định các phương án sản xuất kinh doanh của toàn Công ty dài hạn, ngắn hạn hoặc trong từng thương vụ kinh doanh cụ thể.
- Cùng với các đơn vị trực thuộc và các phòng chức năng khác của Công ty xây dựng các phương án kinh doanh và tài chính.
- Trực tiếp nghiên cứu thị trường, nguồn hàng, khách hàng trong và ngoài nước để xúc tiến thương mại, trong đó tập trung cho việc tạo chân hàng làm hàng xuất khẩu.
- Trực tiếp quản lý và theo dõi việc sử dụng thương hiệu của Công ty.
2. Nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch, định hướng sản xuất kinh doanh hàng năm, hàng quý, hàng tháng cũng như theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch để kịp thời đế xuất với Ban Tổng Giám đốc Công ty điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Tăng cường công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường để đầu tư đẩy mạnh kinh doanh bao gồm hàng xuất, hàng nhập và hàng nội địa. Đề xuất Ban Tổng Giám đốc Công ty các chủ trương, chính sách phù hợp với tình hình thực tế trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Theo dõi chặt chẽ và nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, giá cả, nhu cầu hàng hóa xuất nhập khẩu để tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc đàm phán tiến tới ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Nghiên cứu theo dõi các chủ trương chính sách XNK, thuế của Nhà nước ban hành để tổ chức triển khai và thực hiện đúng quy định.
- Chịu trách nhiệm dự thảo, lập các hợp đồng thương mại, điều kiện và hình thức thanh toán. Thực hiện tốt nghiệp vụ thủ tục XNK đúng quy định cũng như theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc Công ty, xây dựng các kênh thông tin về thương mại, đồng thời quản lý các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty thông qua các hệ thống thông tin.
- Thực hiện cung cấp chứng từ XNK, hóa đơn xuất nhập hàng hóa, đồng thời quản lý chặt chẽ hàng hóa và hệ thống kho hàng của Công ty.
- Thực hiện chức năng quản lý thương hiệu của Công ty. Theo dõi và báo cáo cho Ban Tổng Giám đốc về công tác xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu. Đăng ký nhãn hiệu hàng hoá trong nước và các nước, vùng lãnh thổ mà Công ty có khả năng xuất khẩu.
3. Nguyên tắc hoạt động:
Để đảm bảo công việc điều hành hoạt động được xuyên suốt và theo một trật tự nhất định, các thành viên trong Phòng cần bảo đảm thực hiện một số nguyên tắc chung sau đây:
- Tôn trọng, trách nhiệm và trung thực.
- Đề xuất, xử lý công việc không vượt cấp.
- Chịu sự chỉ đạo toàn diện của lãnh đạo.
- Tuyệt đối bảo mật các số liệu và tình hình kinh doanh của Công ty.
4. Điều hành công việc:
- Căn cứ vào chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc Công ty, lãnh đạo Phòng có trách nhiệm hoạch định chương trình, công việc cụ thể và phổ biến đến các Tổ thực hiện.
- Các tổ nghiệp vụ nói chung và từng nhân viên trong Phòng nói riêng có nhiệm vụ thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về những phần việc của mình. Mọi khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện cần báo cáo ngay cho lãnh đạo Phòng để xử lý và tìm hướng giải quyết.
- Tất cả các văn bản trước khi trình Ban Tổng Giám đốc ký tên đều nhất thiết phải qua sự kiểm tra, kiểm soát của lãnh đạo Phòng. Tuyệt đối nghiêm cấm các trường hợp cá nhân tự trình ký những vấn đề liên quan đến chức năng hoạt động của Phòng có tính vượt cấp.
5. Mối quan hệ làm việc:
- Đối với lãnh đạo cấp trên tuyệt đối tôn trọng và trung thực. Ngoài chức năng kinh doanh còn là phòng tham mưu cho Ban TGĐ trong việc quản lý kinh doanh trong toàn hệ thống Công ty, do đó mỗi CB-CNV thuộc Phòng phải chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp từ Ban TGĐ Công ty.
- Đối với các đơn vị trực thuộc cần có sự hợp tác chặt chẽ trong lĩnh vực SXKD, hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt các quy trình, nghiệp vụ kinh doanh và thủ tục XNK,.. theo đúng qui định của Nhà nước.
- Đối với các Phòng chức năng khác phải có mối liên hệ chặt chẽ với Phòng kế toán về mặt tài chính, Phòng hành chánh tổ chức về mặt nhân sự và Phòng kế hoạch đầu tư về kế hoạch kinh doanh
- Đối với khách hàng, nhân viên chỉ được tiếp xúc và đàm phán khi đã báo cáo với lãnh đạo Phòng và phải báo cáo kết quả cho Lãnh đạo Phòng về những thỏa thuận hợp tác kinh doanh. Quá trình tiếp xúc, thực hiện hợp đồng với khách hàng cần tôn trọng, không gây khó khăn cho khách hàng nhằm đẩy mạnh công việc kinh doanh cũng như giữ uy tín cho Công ty.
|